Colegiu Prefectural
Activitatea desfășurată de către Biroul Județean Ilfov al Arhivelor Naționale (BJAN) pentru gestionarea documentelor a fost analizată în cadrul Colegiului Prefectural din 16 octombrie a.c., prefectul județului Ilfov, Daniel Rășică, profitând de această ocazie pentru a felicita conducerea Biroului și pe arhiviștii ilfoveni pentru profesionalismul lor.
Cristina Țineghe, șeful Biroului Județean Ilfov al Arhivelor Naționale, a vorbit despre atribuțiile instituției pe care o conduce, făcând referire la verificarea aplicării legislației arhivistice, în vigoare, la creatorii și deținătorii de documente, dar și la gestionarea documentelor cu valoare istorică și practică aflate în administratea Arhivelor Naționale.
Documentele cu valoare istorică trebuie depuse la Arhivele Naționale
Astfel, în primul caz, legislația arhivistică prevede obligația creatorilor și deținătorilor de documente de a asigura evidența, selecționarea, păstrarea, folosirea și depunerea documentelor cu valoare istorică la Arhivele Naționale. În consecință, reprezentanții acestei instituții, verifică toate celelalte instituțiile publice sau private de pe raza județului, pentru a urmări îndeplinirea prevederilor legale. Dată fiind, însă, discrepanța majoră existentă între resursele umane și materiale de care dipune Biroul Județean și numărul mare al creatorilor și deținătorilor de documente, acțiunile de control sunt prioritizate în funcție de diferite criterii: importanța instituției controlate în sistemul instituțional ilfovean, sesizări primite de la cetățeni vizând soluționarea unor drepturi care îl privesc pe solicitant, verificarea condițiilor impuse de legislație pentru autorizarea operatorilor economici care doresc să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, sau verificarea lucrărilor de selecționare a documentelor create și/sau deținute de instituții.
În acest sens, până la finele lunii septembrie 2014, au fost efectuate 5 controale, 7 instruiri individuale, o instruire colectivă (24 de secretari și/sau alt personal din primăriile ilfovene), au fost avizate 2 solicitări pentru personal responsabil cu arhiva, etc.
Operatorii de servicii arhivistice neautorizați, urmăriți penal
În urma acestor controale, arhiviștii ilfoveni au constatat că, instituțiile nu respectă, în mare măsură, prevederile legislației arhivistice, deținând arhive și informații greu accesibile. Există, de asemenea, un număr semnificativ de instituții publice și private care au contractat serviciile unor operatori economici prestatori de activități arhivistice, însă în acest caz, s-au evidențiat două situații care contravin legilor arhivistice în vigoare: operatorul economic respectiv nu este autorizat și, în acest caz Arhivele Naționale au fost sesizate și urmează declanșarea, în cazul operatorului, a urmăririi penale și aplicarea de sancțiuni pentru instituția publică care a încheiat contractul de prestări servicii și, a doua situație, este aceea legată de faptul că activitățile arhivistice desfășurate de operatorul economic nu se încadrează în standardele de calitate fixate de lege. O altă constatare a arhiviștilor este legată de existența unor organizații care nu pot justifica absența unei cantități de arhivă, caz în care, de asemenea, au fost sesizate organele de urmărire penală.
Aproape 900 de fonduri și colecții arhivistice cu valoare istorică
În ceea ce privește gestionarea documentelor cu valoare istorică și practică aflate în administrarea BJAN Ilfov, Cristina Țineghe a declarat că, în prezent, Biroul Județean deține 892 de fonduri și colecții arhivistice create de instituțiile publice și private care au funcționat sau funcționează pe teritoriul actualului județ Ilfov, sau de instituții publice din fostele teritorii românești: Basarabia, Bucovina, Cadrilater.
Tot la această parte a atribuțiilor BJAN Ilfov se regăsesc – conservarea fondurilor și colecțiilor arhivistice, prin efectuarea activităților de restaurare a documentelor afectate de microorganisme, asigurarea condițiilor optime de păstrare și conservare; dezvoltarea bazei documentare prin preluarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național de la creatorii și deținătorii ilfoveni de documente; comunicarea și valorificarea informațiilor din documentele de arhivă preluate de la creatori și aflate în administrarea BJAN Ilfov, pentru folosirea în scop științific sau pentru sala de studiu, dar și rezolvarea cererilor adresate Biroului pentru eliberarea de documente care dovedesc drepturi ale solicitanților. Spre exemplu, în acest ultim caz, în primele nouă luni ale acestui an – au fost înregistrate 725 de cereri.
Arhivele electronice – o provocare
Este binecunoscută percepția majorității oamenilor asupra arhivelor ca fiind acumulări, mai mult sau mai puțin utile, de hârtii. Însă, dezvoltarea tehnologică și apariția arhivelor electronice tind să schimbe această percepție și să releve mai pregnant adevăratul scop al arhivisticii: gestiunea și conservarea eficiență a informației. Astfel că, tendințele arhivisticii moderne sunt legate de stocarea patrimoniului documentar pe suport electronic, ceea ce presupune o muncă apreciabilă și existența unei logistici și a unor resurse umane importante.
O provocare pentru România, care se află de-abia la începutul arhivării electronice.
