Legislația prevede chiar și răspunere penală pentru neasigurarea condițiilor optime de păstrare a documentelor
În cadrul ședinței Colegiului Prefectural Ilfov, conducerea Biroului Județean al Arhivelor Naționale ale României a atras atenția deconcentratelor ilfovene și primăriilor – instituții creatoare și deținătoare de documente – asupra consecințelor neaplicării legislației arhivistice în această activitate.
Articol apărut în Jurnalul de Ilfov, ediția print nr. 455
Așadar, dr. Cristina Dina Țineghe, șeful Biroului Județean al Arhivelor Naționale (BJAN) Ilfov a vorbit despre legislația arhivistică în vigoare, care statuează obligațiile ce revin creatorilor și deținătorilor de documente, în raport cu documentele pe care aceștia le creează. Asta în contextul în care, potrivit domniei sale, există multe solicitări făcute către BJAN Ilfov pentru eliberare de documente, în condițiile în care acestea nu mai sunt de găsit la instituțiile creatoare sau sunt găsite cu mare greutate sau deteriorate, ca urmare a păstrării în condiții improprii. Sintetic, s-a făcut referire la obligațiile legate de gestiunea documentelor – și s-a menționat în acest caz elaborarea ”Nomenclatorului arhivistic” (art. 8, Legea 16/1996, republicată). ”Nomenclatorul arhivistic” este instrumentul de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare. În lipsa acestuia, instituția creatoare de documente se află în incapacitatea de a clasa corect, pe probleme și termene de păstrare, documentele create.
În continuare, s-a făcut referire la inventarierea documentelor. Potrivit legislației în domeniul arhivistic, această operațiune constă în luarea în evidență a documentelor și unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criteriilor stabilite prin ”Nomenclatorul arhivistic”. Evident, neefectuarea acestei operațiuni duce la incapacitatea instituției creatoare de documente de a-și găsi aceste documente atunci când este nevoie.
Predarea documentelor la depozitul de arhivă al instituției creatoare pe bază de inventariere și proces-verbal de predare-primire și înregistrarea în Registrul de evidență al intrărilor-ieșirilor din depozitul de arhivă reprezintă, de asemenea, o obligație! Impactul neaplicării acesteia înseamnă lipsa oricărui control asupra dinamicii documentelor și a migrării acestora dinspre compartimentele creatoare spre depozitul de arhivă, imposibililatea stabilirii responsabilităților în cazul negăsirii unor documente.
Nu în ultimul rând, tot pe partea de gestiune a documentelor, există obligația selecționării documentelor – adică eliminarea unităților arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic atunci când termenele de păstrare au expirat. Dacă acest lucru nu se realizează, creatorii de documente se pot trezi cu mari cantități de arhivă, greu de gestionat și care consumă inutil resurse.
Răspunere penală pentru distrugere
Dacă gestionarea documentelor de arhivă a fost făcută cum trebuie, urmează partea de obligații legate de asigurarea condițiilor de păstrare și conservare a acestora. Potrivit art. 12 din Legea 16/1996, republicată, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege. În situația neasigurării condițiilor optime de păstrare a documentelor se poate ajunge, in extremis, în situația distrugerii acestora, ceea ce atrage după sine răspunderea penală!
Obiective majore
Aplicarea prevederilor legale privind prelucrarea documentelor are două obiective majore: gestiunea documentelor să se bazeze pe operațiuni arhivistice care să permită accesibilizarea acestora pentru instituția creatoare și deținătoare de documente printr-un consum rezonabil de resurse și trierea documentelor cu scopul predării Arhivelor Naționale a celor cu valoare istorică, respectiv introducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezintă importanță științifică practică.
”Aceste două obiective majore sunt pilonii postulatului că o bună administrație se bazează în mare măsură pe arhive bine prelucrate și accesibile. Principalii ”actori” implicați în derularea în bune condiții a întregului proces de prelucrare arhivistică sunt, pe de o parte, organizația creatoare și/sau deținătoare de documente, iar pe de altă parte Arhivele Naționale, ca instituție abilitată să monitorizeze aplicarea legislației arhivistice, astfel încât să putem spune că de modul în care își îndeplinește fiecare dintre cele două părți atribuțiile depinde gradul de realizare a postulatului enunțat. Este mai înțelept să colaborăm; unele întâmplări sunt irevesibile”, a subliniat, la finalul discuțiilor, Cristina Țineghe.
