Reuniunea Colegiului Prefectural Ilfov, de la sfârșitul lunii iunie 2018, a analizat ”acordarea asistenței de specialitate și efectuarea controalelor la creatorii și deținătorii de documente din Ilfov”, șefa Biroului Județean ilfovean din cadrul Arhivelor Naționale, dr. Cristina Țineghe, vorbind, pentru început, despre rolul instituţiei, încă de la înființarea sa, în anul 1831.
Articol apărut în nr. 410 al Jurnalului de Ilfov, ediția print
”Rolul primordial al Arhivelor Naționale a fost acela de a selecta dintre documentele create de către organizaţii şi persoane fizice pe cele care cuprindeau informaţii relevante din punct de vedere ştiinţific, astfel încât fiecare moment istoric şi/sau evolutiv din societatea românească să poată fi deductibil şi reconstituibil. Procesul de selectare a documentelor cu valoare ştiinţifică din totalitatea documentelor create de către o organizaţie în decursul timpului este un demers extrem de laborios şi presupune atât implicarea Arhivelor Naţionale, cât şi a fiecărei organizaţii creatoare şi deţinătoare de documente. Legislaţia arhivistică în vigoare statuează această cooperare şi precizează atribuţiile şi obligaţiile ce revin fiecărei părţi implicate. Astfel, art. 4 din Legea Arhivelor Naţionale precizează că ”persoanele fizice şi juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor”. În mod explicit aceste operaţiuni presupun:
- evidenţa documentelor: ceea ce înseamnă înregistrarea documentelor și conferirea de valoare juridică unui înscris și clasarea documentelor în dosare conform problemelor şi termenelor de păstrare;
- inventarierea documentelor – adică operaţiunea de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;
- selecţionarea documentelor, ceea ce presupune operaţiunea de eliminare a documentelor atunci când termenele de păstrare ale acestora au expirat;
- păstrarea documentelor prin asigurarea de condiţii care să garanteze integritatea documentelor;
- folosirea documentelor sau, mai exact, eliberarea la cerere de copii sau extrase după documentele create şi/sau deţinute”, a explicat Cristina Țineghe.
Verificarea gestionării corecte a documentelor de arhivă
Plecând de la postulatul că activitatea persoanelor juridice trebuie să se reflecte şi să fie validată prin înscrisuri cu valoare juridică, legiuitorul a atribuit instituţiei Arhivelor Naţionale competenţe legale pentru a verifica gestionarea corectă a documentelor. În consecinţă, reprezentanţii Biroului Județean efectuează controale la toate instituţiile publice şi private de pe raza judeţului Ilfov, pentru a verifica dacă acestea îndeplinesc prevederile legale enunţate mai sus. Iar pentru că există o discrepanţă majoră între resursele umane şi materiale de care dispune Biroul Județean Ilfov și numărul foarte mare al ”creatorilor şi deţinătorilor de documente” din mediul public şi privat, prioritizarea acţiunilor de control se realizează în funcţie de importanţa instituţiei controlate în sistemul instituţional ilfovean; de sesizările primite de la cetăţeni, vizând soluţionarea unor solicitări pentru obţinerea unor drepturi legitime ale solicitantului; pentru verificarea condiţiilor impuse de legislaţie pentru autorizarea operatorilor economici care doresc să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin sau pentru verificarea lucrărilor de selecţionare a documentelor create şi/sau deţinute de instituţii.
Rezultatele controalelor
În cursul anului trecut, reprezentanţii Biroului Județean Ilfov au desfăşurat 37 controale: 18, de fond, 1 control tematic, 5 controale de revenire şi 13 controale privind aplicarea Legii 138/2013. În urma constatărilor efectuate au fost aplicate 16 avertismente şi 9 contravenţii în valoare totală de 43.100 lei. În ceea ce privește lucrările comisiei de selecţionare a Biroul Județean, datele pentru 2017 arată că au fost înregistrate 39 proiecte/nomenclatoare arhivistice şi soluţionate 35 (12 confirmate, 17 respinse) și au fost înregistrate 41 de lucrări de selecţionare şi soluţionate 53. La capitolul ”Instruiri/avizări personal responsabil cu arhiva”, s-a vorbit despre 23 de instruiri individuale și 9 avizări ale personalului de specialitate din cadrul creatorilor şi deţinătorilor de documente, iar pe partea de aplicare a prevederilor Legii 138/2013 – despre 60 de notificări înaintate de către lichidatorii judiciari și 8 cereri de eliberare a autorizaţiilor de funcţionare adresate de OEPSA (operatorii economici prestatori de servicii arhivistice).
Deficiențe constatate
Principalele aspecte sesizate în urma controalelor au fost legate de faptul că o mare parte din instituţiile ilfovene controlate nu respectă prevederile legislaţiei arhivistice și deţin arhive şi informaţii greu accesibile. ”Există situaţii în care instituţiile publice au contractat serviciile unor operatori economici autorizaţi să presteze servicii arhivistice, dar acest lucru nu a determinat îmbunătăţirea condiţiilor de accesibilizare şi/sau păstrare a arhivei. Cu titlu de excepţie, menţionăm că s-au înregistrat situaţii în care reprezentanţii instituţiilor controlate au refuzat să-şi asume concluziile rezultate în urma controalelor. Personalul cu responsabilităţi de arhivă îndeplineşte în general foarte multe alte atribuţii, astfel încât cele legate de prelucrarea documentelor rămân neîndeplinite. Mai mult, organizaţiile nu au încadrat personal calificat care să presteze sau să monitorizeze activităţile de prelucrare a arhivei conform legislaţiei în vigoare. De asemenea, sunt situaţii în care organizaţiile au reţineri în selecţionarea documentelor din cauza frecventelor solicitări formulate de alte instituţii ale statului: organe de control, judiciare etc.”, a explicat Cristina Țineghe. Aceasta s-a referit și la faptul că Biroul Județean – Arhivele Naționale Ilfov primeşte un număr tot mai mare de sesizări ale cetăţenilor prin care se solicită îndumarea către instituţii şi organizaţii care le-ar putea elibera înscrisuri care să le dovedească stagiile de cotizare pentru pensionare.
